tablas dinamicas y piloto de datos para presentaciones OLAP

[Alfredo Ticona Humpiri]

Piloto de datos

Piloto de datos.- Es una herramienta para presentar la información basado en la tecnología OLAP, provee una forma de visualización de la información para la
alta gerencia, en formatos resumidos y fáciles de manipular, a diferencia de
los informes ordinarios,piloto de datos ofrece tablas dinámicas, modificables
en su estructura, con capacidad de filtrar columnas y filas y añadir subtotales
de manera dinámica.

Para probar la herramienta utilizaremos como datos de ejemplo el caso de ventas de frutas por departamentos en la que se tiene como columnas de totalización “TOTAL VENTAS” y “GASTOS
DE OPERACIÓN” y finalmente tenemos las columnas de “UTILIDADES” y “ TIPO UTILIDAD” que develan el
rendimiento de la ventas de frutas.

DPTO	PRODUCTO	TOTAL VENTAS	GASTOS OPERACIÓN	UTILIDADES	TIPO UTILIDAD
LIMA	UVAS	4489	2453	2036	Ganancia
PUNO	NARANJAS	5291	2739	2552	Ganancia
AREQUIPA	MANZANAS	3712	2314	1399	Ganancia
AREQUIPA	PLATANOS	5304	2231	3073	Ganancia
TACNA	NARANJAS	2731	2463	267	Ganancia
LIMA	PLATANOS	2216	1707	509	Ganancia
PUNO	UVAS	3148	83	3065	Ganancia
AREQUIPA	UVAS	3910	904	3006	Ganancia
AREQUIPA	NARANJAS	4970	2906	2064	Ganancia
TACNA	PLATANOS	1689	1963	-274	Perdida
LIMA	PLATANOS	2067	1010	1056	Ganancia
PUNO	MANZANAS	3836	785	3051	Ganancia
AREQUIPA	PLATANOS	2716	167	2549	Ganancia
AREQUIPA	UVAS	5649	2704	2946	Ganancia
TACNA	NARANJAS	4043	23	4020	Ganancia
LIMA	NARANJAS	1495	1945	-450	Perdida
PUNO	NARANJAS	1011	1045	-34	Perdida
AREQUIPA	NARANJAS	1529	860	669	Ganancia
AREQUIPA	PLATANOS	2948	1226	1722	Ganancia
TACNA	UVAS	4685	2675	2010	Ganancia
LIMA	MANZANAS	2517	254	2262	Ganancia
PUNO	PLATANOS	1451	1125	325	Ganancia
AREQUIPA	UVAS	5344	2025	3319	Ganancia
AREQUIPA	UVAS	3816	1588	2227	Ganancia
TACNA	UVAS	3345	660	2685	Ganancia
LIMA	MANZANAS	1155	1645	-490	Perdida
PUNO	UVAS	4034	446	3588	Ganancia
AREQUIPA	PLATANOS	2522	2286	236	Ganancia
AREQUIPA	NARANJAS	4321	877	3444	Ganancia
TACNA	MANZANAS	1421	780	641	Ganancia
LIMA	MANZANAS	4773	2655	2117	Ganancia
PUNO	UVAS	5735	248	5487	Ganancia
AREQUIPA	MANZANAS	3838	2366	1472	Ganancia
AREQUIPA	PLATANOS	1003	876	126	Ganancia
TACNA	MANZANAS	1126	536	589	Ganancia
LIMA	PLATANOS	3559	59	3501	Ganancia
PUNO	PLATANOS	1029	2632	-1603	Perdida
AREQUIPA	UVAS	2469	2524	-55	Perdida
AREQUIPA	NARANJAS	1172	2030	-858	Perdida
TACNA	NARANJAS	3110	516	2594	Ganancia
LIMA	UVAS	5536	1194	4341	Ganancia

Para generar nuestra tabla dinámica entraremos por el menú principal en
la opción Datos/Piloto de datos/inicio.
En seguida tendremos la opción de elegir la fuente de los datos a
analizar, que puede ser externa o interna es decir en la misma hoja de cálculo,
para nuestro caso deberíamos haber dejado el cursor en el área de datos a
analizar con ello se autoseleccionará el rango de datos, que también ha podido
ser previamente seleccionado, como se muestra en la figura

En seguida arrastramos con el mouse las columnas que se muestran en forma de botones, hacia las zonas en blanco, de acuerdo a la forma en que queremos que se muestre
la información.

Una vez que se haya arrastrado las columnas en las zonas requeridas hacemos clic en al botón aceptar.

Como resultado tendremos un resumen de reporte de doble entrada DPTO vs PRODUCTO y en la parte superior tendremos el filtro por TIPO DE UTILIDAD

Si nuestro interés fuese tener un cuadro de análisis solo entre PUNO y AREQUIPA, activamos la opción de filtro haciendo clic derecho sobre el área de la tabla dinámica y luego pinchamos en la opción de filtro.

Seleccionamos las opciones del criterio de filtro y finalmente aceptamos.

Como resultado tenemos la siguiente cuadricula:

Sin embargo se puede apreciar que las capacidades de filtro de open office tiene limitaciones en comparación de la hoja de cálculoExcel que veremos a continuación trabajando con los mismos datos pero en el entorno de
Microsoft Excel.

Tablas dinámicas con MS Excel

Para este caso trabajaremos con el Microsoft Excel 2010 que tiene la capacidad de trabajar las tablas dinámicas analizándola en línea desde las fuentes de datos externas, la misma información anterior ahora estará en
MySQL. Y accederemos a ella mediante una conexión ODBC.

Para ello previamente tenemos que tener el controlador ODBC para el motor de bases de datos MySQL que está libre para descargárselo del internet y luego instalarlo, una vez instalado correctamente desde el
administrador de orígenes de Bases de Datos del Windows agregamos la conexión
ODBC.

Al hacer clic en el botón finalizar tenemos la ventana donde se llenan los parámetros de conexión, para nuestro caso en lo que respecta al parámetro del servidor pusimos “localhost” sin embargo si el servidor estaría
en otra computadora tendríamos que consignar su respectivo IP y tener en cuenta
que el puerto por el que se está estableciendo la interconexión este
habilitado. Una vez que se haya consignado los parámetros debemos de realizar
una comprobación de disponibilidad de la conexión clicando en el botón “test”

Una vez que se tenga listo la conexión ODBC en el Windows cargamos el MS Excel y en la opción insertar/tabla dinámica, elegimos la opción utilizar fuente de datos externa y luego ubicamos a conexión que se ha configurado
antes

Elegimos nueva conexión y luego nombre de origen de datos ODBC

Seguidamente ubicamos la conexión ODBC Ventas.

Seguidamente tendremos que elegir la tabla que se va ha utilizar en la presentación de la información, para nuestro caso solo se tiene una tabla.

Una vez elegido la tabla, se tendrá el entorno para administrar la tabla dinámica. Iniciamos arrastrando con el mouse las columnas hacia las áreas que se muestran en la parte de abajo que son:

· Etiquetas de Fila.- La información que se consigne en esta zona se desplegara hacia abajo
de acuerdo a la cantidad de información.

· Etiquetas de Columna.- de manera análoga también dependerá de la cantidad de información
para desplegarse hacia la derecha

· Filtro de Informe.- visto desde un punto de vista de las dimensiones, esta seria una
tercera dimensión que nos permite filtrar la información, desplegando en una
lista todas las ocurrencias de la variable que representa.

Sumatoria de Valores.- elegimos para este sector la información que en
si se analizará, y una vez elegido tenemos la opción de elegir si se sumara, se
contara o se aplicará alguna otras operación.

En la medida que vayamos arrastrando los campos a los respectivos sectores se ira formando el cuadro de presentación de la información.

Finalmente tenemos la presentación de la información en el cuadro requerido y la característica es que se está analizando la información en línea desde una fuente de datos externa.